Sentralisert skanning har satt offentlige etater i stand til å skanne gamle filer og aktuelle papirdokumenter til et elektronisk format, så de kan dele dem med borgerne og oppnå mer effektiv arkivering og saksbehandling. Ettersom nye dokumenter og etterfølgende materiell opprettes og må legges til den allerede eksisterende elektroniske filen, blir den sentraliserte skanneprosessen dyr og ineffektiv. Lexmark har derfor lansert distribuert skanning med intelligente multifunksjonsmaskiner. Med effektiv fangst av papirdokumenter og informasjon som ledd i den normale papirbehandlingsprosessen, kan dokumentene konverteres til et elektronisk format der nye dokumenter flettes inn i mappen med det elektroniske arkivet.
Distribuert skanning har følgende fordeler:
- Reduserer driftskostnadene
- Lar hele organisasjonen få raskere tilgang til skannet informasjon
- Eliminerer kostnadene ved å transportere dokumenter til en sentral skanneavdeling
- Reduserer utskriftskostnadene på tvers av alle organisasjoner
- Reduserer antallet enheter som trengs for å drive kontoret
- Gjør metadata mer nøyaktige
